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提高工作效率的方法

你的员工是否在上班的时间无精打采?那么,试着对办公环境进行一些改
善或是改变吧。实践证明,通过使办公环境整洁有序,公司可以提高员工的工
作效率,提升员工的士气。环视你的办公室,看看哪里是造成混乱的根源。它
可能是一条乱拉的电话线,也可能是一个放在过道上的盒子,或是办公桌上一台
已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外,将不再使用的东西扔掉。
 
二、快速治理办公室混乱局面的5种方法
  书本堆得像金字塔那样高,不用的文件夹和办公用品到处都是,计算机电
缆经常绊倒人??如果你的公司的办公室是这个样子,那么,你就得改善一下
办公室的管理了。采取以下5个步骤,营造出高效率的办公环境。
 
1、将不常用的东西转移到其他的地方
  
    随便看看你就会发现,办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、
不用的信笺、从来不开的台灯??不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为
常用的东西,将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。
 
2、将过期的文件加以清理存放
  
    没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期
文件加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过,那么它
就在此列。这项工作耗时不多,但可谓一举两得:既节约了时间又腾出了空间。
 
3、注意你的电脑显示器
  
    在电脑显示器占据你的桌面时,要释放更多的空间是比较困难的。一个选
择是使用显示器架,可以将文件和其他东西放到它下面;另一选择是选用LCD
显示器,它只占用的空间只有CRT显示器的三分之一。
 
4、充分利用办公空间
  
    如果办公场所狭小,就要想办公充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙
上,桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打
印机等多种办公设备,可以考虑购买一台多功能一体机。
 
5、扔掉旧的阅读材料
  
    你可能保存着不少不再需要的过期的出版物,那么请在清理办公室杂物时
将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章,在扔掉它们之前浏览一下目录,将 
真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物,这样能够缩短你的
阅读和清理的周期。
  
三、利用科技改善工作流程
  
    从自动化表格处理到即时讯息,今天的科技能够帮助员工更快更聪明地进
行工作。以下5种方法可以使公司的运作更为流畅:
 
1、管理职能自动化
      许多公司将原来靠人工完成的管理职能——如给员工打考勤、管理支出表
格等交由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理和发布信息
所用的时间,使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外,信息流的
自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误。
 
2、改进公司范围内的信息共享
  
    电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息,这比传统的打印通知和开会更
为快捷也更为经济。通过这种方法,公司可以对市场变化作出快捷的反应,员
工也能快速地适应公司的政策和节支措施。公司还可以创建电子数据档案,减
少文件归档、存放的负担。
 
3、共享信息资源
  
    将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享
可以使员工更快更高效地获取信息。例如,利用在线日程安排,项目经理可以
很快看到团队中每位成员的时间表,找到合适的开会时间,然后利用在线日程
安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去,他就得与每位成员协商,找
到合适的时间后再逐个通知。
  
    通过将合同经理和客户数据库进行共享,公司可以为客户提供更高标准的
服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式,
使他们能够立即满足客户的需求。
 
4、快速、便宜的沟通交流
  
    即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通,不受地域限制,
而不会带来高额的费用。过去,不同部门之间要进行协作,就得腾出专门的时
间、打长途电话或是召开电话会议。
 
5、实时在线协作
  
    驻外工作人员也能够来到网上会议室,编辑文件或是进行演示。例如,利
用微软公司“bCentral”提供的“共享观点团队服务”(SharePoint     Team
 Services),员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修
改,还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率,还
减少了由于文件的不同打印版本所造成的混乱。
 
四、10种良好的工作习惯
  
    一天的工作什么时候才算完成?对于许多小公司来说,
答案是“永远没完”。甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在
工作和私人生活之间保持一种健康的平衡,员工要学会在工作时保持高效,从
而得以在合理的时间离
开办公桌。如果做不到这点,就会精力不济、创造力低下,最终危及健康。用
以下10种方法,你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。
 
1、每天都以计划开始
  在核对电子邮件或语音邮件之前,每个工作日的头15分钟用于写下任务清
单。写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作 
是今后几天内在完成的,哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先
处理的问题,从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样,即使你决定在某
个合适的时候停止工作,工作进度也在你的掌握之中,不会受到影响。
 
2、分派任务
  在写出了任务清单后,认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中的别
的成员的。每天早早就找出了这些任务,就会使团队成员能够尽早开展工作,
从而加快完成任务的速度。和你一样,同事也希望对每天的事情早做安排,如
果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事,同事会不高兴的,因为你
有可能打乱了他们的计划。
 
3、控制干扰
  
   不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,从而使你不
得不加班。为控制干扰,可以这样做:每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一
次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;要求将会议
安排在你方便的时候召开。
 
4、早工作早离开
  
    加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得
晚,然后又导致你要工作到很晚,如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始
工作,早一点离开。开始这样做很困难,但你会很快发现,早点开始工作能够
使你每天有做计划的时间,从而提高了你的工作效率。
 
5、不要在工作时间干私事
  
    一些员工放任自己,在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私
人事务是不现实的,因此要对付帐单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进
行统筹安排。这些小事情会影响你的工作,如果你将很多时间用于与工作无关
的事情,那么晚上要加班就是不可避免的。
 
6、下班一小时前才将电话铃声调响
  
    在一天的正常工作结束后,将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这
样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务,又能够使你不用
工作到很晚的时间。
 
7、依靠和信赖电子邮件
  
    许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子
邮件可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人交谈才能有
效运作。但是,绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。
 
8、检查你的技术设备
  
    “磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工
作,使你可以按时回家。例如,一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页
搜索或是同时运行多个应用程序。
 
9、利用自动化手段
  
    充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务,
这样会减少手工操作,
使你获得更多的时间。
 
10、今日事,今日毕
  
    许多员工由于白天完成不了任务,养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效
率降低,直至危害你的健康。因此,员工要想方设法提高工作效率,做到“今
日事,今日毕”。
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